El día de ayer, 3 de junio de 2020, la Comisión de Defensa de la Libre Competencia del INDECOPI (la “Comisión”) aprobó la Guía de Programas de Cumplimiento de las Normas de Libre Competencia (la “Guía”). A continuación, se resumen sus principales aspectos:
1. ¿Cuál es la finalidad de la Guía?
La Guía tiene como objeto orientar a las empresas respecto de los beneficios de contar con un programa de cumplimiento en libre competencia específico para su rubro y actividad (“Programa de Cumplimiento”), que sea difundido e interiorizado por todos sus trabajadores. La finalidad es generar un cambio en la cultura de las organizaciones y la actitud de sus integrantes.
2. ¿Qué es un Programa de Cumplimiento?
Es un mecanismo de autorregulación que tiene por finalidad garantizar que las organizaciones (empresas e instituciones públicas) cumplan con sus obligaciones legales (siendo en este caso particular, el Decreto Legislativo N° 1034, Ley de Represión de Conductas Anticompetitivas) de manera sostenible, así como los compromisos voluntarios que hayan elegido. Generalmente comprende un conjunto de medidas internas (políticas, procedimientos, directrices y mecanismos).
3. ¿Cuáles son los componentes esenciales del Programa de Cumplimiento?
La Comisión sugiere que un Programa de Cumplimiento contenga los siguientes componentes:
a. Evidenciar un compromiso real de la alta dirección de cumplir el Programa de Cumplimiento: Se acredita, entre otros, a través de: (i) la constancia en actas de directorio o documentos oficiales de la aprobación del Programa de Cumplimiento; (ii) la elaboración, revisión y valoración de reportes periódicos de cumplimiento; (iii) participación en capacitaciones; (iv) asignación de recursos económicos adecuados para asegurar el cumplimiento del Programa de Cumplimiento; y (v) la asignación de un alto rango jerárquico al oficial o comité de cumplimiento que le permita tener autoridad y autonomía para el ejercicio de su cargo.
b. Identificar y gestionar los riesgos, tanto actuales, como potenciales: Se tendrá en consideración la siguiente metodología: (i) determinar las personas involucradas en las áreas de riesgo; (ii) establecer los procesos en los cuales serán identificados los riesgos; (iii) identificar, analizar y valorar los riesgos en base a las causas, probabilidad de ocurrencia y sus efectos; (iv) implementar controles de los riesgos identificados; (vii) seguimiento y revisión periódica; y (viii) documentar la gestión de riesgos.
c. Implementar procedimientos y protocolos internos: Se buscará promover la elaboración de documentos en los cuales se detallan los mecanismos que reducirán/mitigarán los riesgos de incumplimiento a la normativa de libre competencia. Estos documentos deben ser comunicados de manera transversal, periódica y sencilla a los colaboradores de la empresa. Las comunicaciones serán realizadas por funcionarios de la alta dirección.
d. Capacitaciones: Se llevarán a cabo eventos en los cuales se difunde información relevante a todos los trabajadores sobre el contenido del Programa de Cumplimiento para su entendimiento (para lo cual podrán emplearse evaluaciones de desempeño). Estas capacitaciones deben ser permanentes y documentadas.
e. Actualización constante y monitoreo del Programa de Cumplimiento: Se requiere que existan monitoreos constantes del Programa del Cumplimiento, los cuales permitirán no solo adecuar el mismo ante un cambio de circunstancias (e.g. por cambios en la estructura del mercado), sino también evidenciar la seriedad en su implementación. Asimismo, se deben establecer medidas razonables ante la ocurrencia de contingencias a efectos de prevenir conductas similares en el futuro.
f. Auditorías: Es necesario la implementación de auditorías con la finalidad de obtener evidencias y evaluar el grado de cumplimiento de los criterios establecidos en el Programa de Cumplimiento. Es recomendable que esta labor sea realizada de manera anual y por un asesor externo.
g. Procedimiento de consultas y denuncias: Es necesario que se ponga a disposición de los colaboradores una línea de denuncias y consultas por medio de la cual estos últimos puedan reportar potenciales infracciones o realizar consultas sobre las medidas de remediación que se deben adoptar ante la ocurrencia de algún hecho que sea contrario a la normativa aplicable. La empresa debe garantizar la existencia de una política de no represalias.
h. Oficial o Comité de Cumplimiento: Deben ser parte de la organización jerárquica de la empresa y tener acceso directo a otros órganos relevantes. Deberán cumplir, entre otras, las diversas funciones: (i) identificar y supervisar los riesgos de la empresa; (ii) asignar las responsabilidades derivadas del Programa de Cumplimiento a todos los trabajadores; (iii) brindar asesoramiento sobre la implementación del Programa de Cumplimiento; y, (iv) emitir un reporte periódico respecto al desempeño del Programa de Cumplimiento.
4. ¿Cuáles son los componentes complementarios de un Programa de Cumplimiento?
a. Manual de Libre Competencia: Documento que contendrá, entre otros, la descripción de los requerimientos de la legislación aplicable para el caso de la empresa, la identificación de las obligaciones a cargo de los trabajadores (y su aplicación práctica), las consecuencias frente al incumplimiento de las disposiciones contenidas en dicho documento, así como los mecanismos de consultas y denuncias confidenciales a los cuales tienen acceso los colaboradores.
b. Incentivos para los trabajadores: Se debe optar por el uso de estímulos e incentivos para motivar la participación de los trabajadores en el Programa de Cumplimiento, tales como: (i) mecanismos de reconocimiento a la proactividad y muestra de interés en el cumplimiento del Programa de Cumplimiento; (ii) otorgamiento de ascensos en virtud del desempeño del trabajador en el marco del Programa de Cumplimiento; (iii) recordatorios respecto al cumplimiento; o (iv) la implementación de comparativos respecto al uso de herramientas del Programa de Cumplimiento entre los mismos trabajadores que incentiven la participación.
c. Medidas disciplinarias: Se recomienda implementar un código de conducta interno que permita no solo disuadir a cualquier posible infractor, sino que además permita reflejar el compromiso real de la empresa para integrar y fortalecer el Programa de Cumplimiento. Este código deberá ser aplicado en igualdad de condiciones a todos los empleados, incluidos los altos funcionarios.
5. ¿Qué ventajas otorga la implementación de un Programa de Cumplimiento?
La implementación de un Programa de Cumplimiento efectivo proporciona las siguientes ventajas:
a. Detección temprana de un posible incumplimiento e implementación de medidas de mitigación de manera más rápida y efectiva.
b. Eventualmente podría ser considerada por la autoridad como un elemento atenuante al momento de graduar la sanción. Para ello se tomarán en cuenta las siguientes consideraciones:
– Que se cumpla con los componentes esenciales,
– Que se trate de un hecho infractor aislado, ello supone que la alta dirección no ha participado en la infracción;
– Que se ejerza una acción oportuna frente al incumplimiento.
De concurrir los criterios antes indicados, la Comisión podrá otorgarle una reducción del 5% al 10% de la multa que le hubiese resultado aplicable. Cabe señalar que, el porcentaje variará en función a la oportunidad en la que la empresa reportó la infracción a la autoridad y a la efectividad de las acciones adoptadas.
6. ¿Es obligatorio contar con un Programa de Cumplimiento?
Los lineamientos contenidos en la Guía no son de obligatorio cumplimiento. Sin embargo, resulta altamente recomendable implementar este tipo de programas a efecto de reducir las contingencias de un posible incumplimiento a la normativa de libre competencia y para acceder a las ventajas y beneficios descritos anteriormente que no se circunscriben a la empresa y sus socios comerciales, sino también a los consumidores y la sociedad en su conjunto.
Para cualquier aclaración o ampliación con relación al contenido del presente memorando, por favor contacte al Dr. Carlos Patrón, al Dr. David Kuroiwa o a la Dra. Jimena Pérez al 612-3202. Para obtener copia de la Guía, por favor contacte al Sr. Paul Manrique a la siguiente dirección electrónica: pmb@prcp.com.pe.